Las decisiones estratégicas son fundamentales para las organizaciones de hoy en día. La Alta Dirección y el Consejo de Administración juegan un papel fundamental en esta importante pero poco visible labor. Pero los stakeholders son otro de los componentes clave para que las estrategias se reflejen en resultados positivos. Para que una organización pueda entender de mejor manera las exigencias, preferencias y necesidades de sus stakeholders, no hay mejor que elaborar un mapa de stakeholders.
¿Qué es el mapa de stakeholders?
El mapa de stakeholders es una representación visual que ayuda a identificar y determinar las prioridades de las diferentes partes interesadas sobre las acciones u objetivos de la organización. Al elaborarla, suele utilizarse un diagrama de dos ejes que forman una cuadrícula de cuatro casillas. En esta representación, el eje horizontal determina el grado de interés que guarda cada stakeholder sobre el asunto a evaluar. El eje vertical ordena el grado de influencia que tiene cada uno de estos respecto a la organización.
Es un recurso que se emplea en la gestión y seguimiento de proyectos, ya que muestra el escenario completo de las partes interesadas de la organización, en una forma concisa y fácil de asimilar. Por lo tanto, es de gran ayuda para ilustrar reportes ejecutivos presentados a los tomadores de decisiones.
¿Para qué sirve el mapa de stakeholders?
Como su nombre lo indica, los stakeholders o partes interesadas tienen cierta inclinación por todos o algunos asuntos que tienen que ver con la organización. Pero estos no dejan de ser personas, por lo que es posible interactuar con ellos para satisfacer sus exigencias a la vez de garantizar que otorguen un valor agregado con su respaldo. Manejar adecuadamente a tus stakeholders puede permitirte que un proyecto se lleve a cabo.
Las organizaciones, en especial las áreas encargadas de fijar las estrategias como puede ser la Alta Dirección o el Consejo de Administración, pueden valerse de mapas de stakeholders para analizar la viabilidad de las acciones y proyectos a implementar. Esta representación permite que la información se mantenga contenida de forma sencilla, con lo cual puede lograr apreciarse un entorno complejo en un simple vistazo.
Emplear mapas de stakeholders también puede servir para fomentar la integración entre las distintas partes interesadas de una organización. De esta forma, se logran alinear los objetivos y agilizar la toma de decisiones, basada en criterios racionales.
Ventajas de utilizar un mapa de stakeholders
Una de las ventajas más claras al utilizar un mapa de stakeholders es que se crea un registro visual de la afinidad que tienen las partes interesadas de la organización sobre ciertos asuntos. Como ya se mencionó, esta visualización permite que se pueda contrastar a las distintas partes de acuerdo con su interés e influencia sobre determinado proyecto, objetivo, estrategia o asunto.
Al tener presente la prioridad de cada parte, se pueden delinear de mejor manera las estrategias, ya sea para atender demandas específicas, para obtener una mayor colaboración, para asignar tareas que ayuden a conseguir lo que se busca, etc.
Cómo hacer tu mapa de stakeholder
Luego de lo que te acabamos de decir, seguro te interesa hacer tu propio mapa de stakeholders e implementarlo en la definición de tus estrategias. Si es así, estás en un acierto, porque te ayudará a gestionar de forma racional las relaciones con las partes interesadas de tu organización, a la vez de facilitarte tu trabajo.
A continuación, te mostramos cómo hacer un mapa de stakeholders de manera sencilla, para que dejes de perder tu valioso tiempo en contemplar si es o no conveniente para ciertas partes las estrategias que buscas implementar:
1. Identificar stakeholders
El inicio es un tanto obvio, pero vale la pena mencionarlo porque no puede hacerse menos. La importancia de identificar adecuadamente a tus stakeholders parte de la posibilidad de que estés pasando por alto la relevancia de cierto sector en la realización de alguno de tus objetivos. Imagínate que tratas de apoyarte de tus clientes para conseguir una certificación que acredite que tienes una gestión eficiente de tus archivos internos… algo que simplemente no tendría sentido.
Debe quedarte claro que hay muchas partes que se interesan de una u otra manera en tu organización. Entre estas, hay que tomar en cuenta a los colaboradores, a los miembros del Consejo de Administración, la Asamblea de Accionistas, a tus clientes, proveedores y competidores. Algunos sectores también deben incluir a la comunidad, a agrupaciones sociales, al gobierno o al empresariado local. Cada caso es único, de ahí la relevancia de hacer una correcta identificación de tus stakeholders.
2. Analiza a detalle a las partes interesadas
Tras haber identificado a tus stakeholders, ya tienes resuelta la mitad de este paso. Seguramente, al hacerlo pudiste notar que hay quienes tienen poder de decisión, capacidad para modificar o influir en el proyecto que buscas realizar, o incluso aquellos stakeholders que casi por seguro se opondrán a tu iniciativa. Aunque estamos hablando de cualidades que no permiten ser medidas de manera precisa, por lo menos puedes ponderar su nivel de interés e influencia de acuerdo con la relación que guarde con el asunto.
La solución más sencilla es, a través de una tabla o cualquier tipo de graficación, clasificar el grado de interés e influencia de cada parte interesada en dimensiones como nulo, poco, medio, mucho y total. En realidad, la escala que utilices no importa, siempre y cuando sea la misma para todos los stakeholders que analices. De esta forma, realizar el siguiente paso será mucho más sencillo.
Al analizar a tus stakeholders no olvides contar con segundas opiniones, como pueden ser las de los colaboradores de la organización u otros colegas que te ayuden a aportar su punto de vista. Claro está, no lleves esto al extremo de llenarte de opiniones que solo hagan más confusa la información.
Si persisten dudas o la seriedad del asunto que buscas tratar lo amerita, lo ideal es consultar a los stakeholders para saber de primera mano su opinión. No es necesario que lo hagas con todos, pues se puede tratar de un universo inmenso en el que te llevarías todo el tiempo de desarrollo del proyecto tan solo para consultar. Para casos como la opinión de la comunidad, un sindicato o del personal operativo de la organización, por poner unos ejemplos, puedes optar por consultar a sus dirigencias o representantes. Eso te dará información suficiente para ser plasmada en el mapa de stakeholders
3. Traza un mapa de stakeholders
Ahora que tienes toda tu información ordenada, será mucho más sencillo hacer su representación gráfica. Aunque no hay una sola forma de hacerlo, la más común es la que te comentamos anteriormente: en el eje horizontal de la gráfica se colocará el interés sobre el tema, mientras que en el vertical se ordenará el grado de importancia o influencia de las partes.
Para que la información tenga más sentido, se pueden hacer por en medio de cada eje una línea perpendicular, quedando como resultado una cuadrícula. Los cuatro recuadros resultantes te ayudarán a priorizar la atención a cada uno de los stakeholders:
- El recuadro de arriba a la izquierda, con mayor influencia pero menor interés, se considera como “mantener satisfecho”. Quiere decir que puedes mantener la relación como hasta ahora, pues no representará un problema para el proyecto.
- El de arriba a la derecha, con mayor influencia y mayor interés, se clasifica como “gestionar con atención” o “gestionar de cerca”. Se trata del conjunto que amerita un mayor seguimiento, como pueden ser negociaciones, consultas adicionales o incluso normas que faciliten su aceptación.
- El recuadro de abajo a la izquierda, con menor influencia y menor interés, se considera como “monitorear” o “contacto regular”. No es que su opinión no importe y se puedan descartar, sino que es bueno estar al tanto de sus opiniones, aunque no influyan de momento en el asunto que se quiere realizar.
- Por último, el recuadro que se encuentra abajo a la derecha, agrupa a las partes con poca influencia pero mucho interés. Tal vez no puedan detener el proyecto, pero se le denomina “mantener informados” porque sería lo deseable para que no escale su desánimo por sentirse excluidos.
4. Prioriza a las partes interesadas
Una vez que está trasado el mapa de stakeholders, se puede proceder con el análisis de este para desarrollas el proyecto o estrategia. La graficación de los grupos de interés dejará claro si es necesario emprender acciones específicas para que las partes acepten, si se puede generar un acompañamiento o si se puede omitir cualquier acción para acelerar el proceso. De ser necesario negociar con algunos stakeholders, el diálogo debe darse en orden de importancia, pues la influencia y el interés que tengan puede determinar si tu idea llega a realizarse o se descarta por completo.
Ahora que ya sabes cómo elaborar un mapa de stakeholders, seguro el desarrollo y seguimiento de tus proyectos se hará de forma mucho más sencilla. Recuerda que haciendo uso de recursos como este, el Consejo de Administración se puede mantener al tanto de lo que acontece en la organización sin tener que ocupar más del valioso tiempo que puede emplearse en tomar mejores decisiones.
