Con los hechos suscitados en Perú durante los últimos años, se ha comenzado a dar mayor énfasis a la ética y el cumplimiento, ya no solo en el sector público, sino también en lo referente al resto de las organizaciones. Y es que, como se ha podido experimentar, la corrupción representa una de las principales amenazas contra los negocios, debido a que daña la integridad, la reputación de las empresas, la estabilidad de los mercados y la confianza que depositan en estas sus partes interesadas.
En este contexto, una de las alternativas que ha surgido es implementar un manual anticorrupción de ética y cumplimiento, con el cual las organizaciones comprometidas con la transparencia y la legalidad se pueden apoyar para blindarse contra la corrupción. ¿Tu organización ya cuenta con su manual anticorrupción de ética y cumplimiento? Si no es así, deberías seguir leyendo este artículo.
Otra de las medidas que pueden ayudarte a combatir la corrupción dentro de tu organización es conociendo el riesgo que representa. Para hacerlo, te dejamos este e-book gratuito, que te ayudará a elaborar tu propia matriz de riesgo:
¿Qué es un manual anticorrupción de ética y cumplimiento?
El manual anticorrupción de ética y cumplimiento es un documento dirigido a las empresas, en el que se establecen normas, políticas y procedimientos a seguir para prevenir y sancionar las prácticas relacionadas con la corrupción. Para hacerlo, se basan en el cumplimiento de las leyes y otras regulaciones.
Este tipo de documentos tuvo su origen en la implementación del Plan de Acción del G20, por lo cual se creó el Manual Anticorrupción de Ética y Cumplimiento para empresas, publicado en 2013 y elaborado en una alianza formada por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico, la Organización de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito, y el Banco Mundial, además de otras organizaciones multilaterales.
El manual ha sido pensado como guía práctica dirigida a las organizaciones que busquen contar con una referencia clara que les ayude a fortalecer sus políticas anticorrupción y programas de cumplimiento. Tomando este manual como referencia, al pasar el tiempo las organizaciones han comenzado a adoptar sus propios lineamientos, adaptados a sus características y necesidades particulares.
Beneficios de implementar un manual anticorrupción de ética y cumplimiento
En un primer momento podrías pensar que implementar un manual anticorrupción de ética y cumplimiento puede resultar complicado, sin embargo, verás que haciéndolo de manera correcta podrás contar con una multitud de beneficios para tu organización, por lo que seguro pensarás que el esfuerzo invertido vale la pena.
Así es como podrás sacarle provecho:
Promoción de una cultura ética
Implementar un manual anticorrupción de ética y cumplimiento promoverá una cultura ética a lo largo y ancho de tu organización. También se promoverá la integridad y la transparencia entre los colaboradores, pues el manual seguirá estos lineamientos para el establecimiento de estándares de conducta y actuación. En consecuencia, se fomentará un ambiente de trabajo más responsable, en el que los actos de corrupción, las prácticas poco éticas o ajenas a la legalidad no se toleren.
Prevención de la corrupción
Tus colaboradores podrán contar con los recursos necesarios para poder identificar la corrupción, además de conocer el proceso necesario para denunciar estos actos y no caer en ellos. Dado que el manual define claramente aquellas conductas que deben evitarse por ser ajenas a un comportamiento ético, se reduce la posibilidad de que se lleven a cabo actos ilícitos dentro de la organización. A su vez, esto protege la reputación y los activos de la organización, además de prevenir posibles daños consecuencia de esta clase de delitos.
Cumplimiento legal y regulatorio
La inclusión de la palabra “cumplimiento” dentro del manual no es casualidad. Siguiendo las líneas de acción de este documento se puede contribuir a que la organización cumpla con todas las leyes y regulaciones a las que se encuentre sujeta, ya sea en materia de ética y prevención de la corrupción, o en cualquier otro rubro, luego de haberse fortalecido la cultura del compliance. Para aquellas industrias o sectores que se encuentran en desarrollo esto es especialmente conveniente, pues se evitan caer en sanciones y multas a causa del incumplimiento, mientras se mantiene intacta la reputación.
Protección de la imagen y reputación de la organización
Abundando en el punto anterior, la reputación de una organización puede verse comprometida cuando se le relaciona a esta con prácticas indebidas. Esto es un repelente para los stakeholders, que nunca querrán ver sus intereses manchados por culpa de la corrupción. Para evitar que esta cause un impacto negativo en la percepción pública de una organización, lo cual afectará su credibilidad y confianza, es mejor optar por medidas que refuercen la conducta ética, como la implementación de un manual anticorrupción de ética y cumplimiento. Con su adopción se conseguirá un enfoque proactivo para prevenir la corrupción y promover conductas éticas entre los colaboradores, lo cual contribuirá a mejorar la reputación y ser reconocida como una organización responsable y confiable.
Fomento de la confianza y la lealtad de los colaboradores
Quitar la desconfianza de la ecuación de las relaciones entre los colaboradores y la alta dirección o el Directorio puede mejorar significativamente el ambiente de la organización. Para lograrlo, puede utilizarse un manual anticorrupción de ética y cumplimiento, pues seguirlo fomentará la confianza y la lealtad de los colaboradores. Contribuirá a que se sientan parte de la organización y que se valora su esfuerzo, rectitud y honestidad. De esta forma se sentirán motivados a seguir haciendo sus labores de manera correcta, por el compromiso y sentido de pertenencia que podrán adquirir.
Mitigación de riesgos
Otro de los grandes beneficios que conlleva la implementación de un manual anticorrupción de ética y cumplimiento es que ayuda a mitigar aquellos riesgos asociados con las conductas poco éticas y relacionadas con actos ilícitos, como lo son los actos de corrupción. Al reducir las posibilidades de que ocurran comportamientos indebidos relacionados con prácticas corruptas, también se reducirán los riesgos que pueden ocasionar problemas legales, pérdida de recursos o daño a la reputación. Además, en caso de que estos llegaran a ocurrir, el propio manual debería establecer los debidos procedimientos, tanto para informar como para gestionar posibles repercusiones, evitando demorar más en solucionar estos problemas.
Pasos para desarrollar un manual anticorrupción de ética y cumplimiento efectivo
Acabamos de presentarte beneficios valiosos que pudieron haberte convencido para implementar o mejorar tu manual anticorrupción de ética y cumplimiento. Sin embargo, no vamos a dejarte tan solo con eso, sino que te ayudaremos a que también puedas implementarlo de forma efectiva. Para ello, se deben seguir una serie de pasos que te van a asegurar un manual más completo, claro y adaptado a las necesidades específicas de tu organización. Estos son los pasos que te recomendamos:
Definir los objetivos y el alcance del manual
Para comenzar a desarrollar tu propio manual, primero es necesario definir los objetivos y el alcance que pretendes darle. Para hacerlo, se deben identificar los antecedentes y las vulnerabilidades que existen en áreas que pueden ser más propensas a tener participación de conductas indebidas. Tratando de reforzarlas, se pueden establecer objetivos particulares que ayuden a atender los problemas existentes. Por otro lado, el alcance dependerá tanto del diagnóstico previo como de la capacidad que se tenga para hacer ajustes en la organización.
Investigación y evaluación de riesgos
También se deben realizar las investigaciones necesarias para conocer a detalle las conductas que pueden relacionarse con actos de corrupción, tanto al interior de la organización como en otros participantes del sector. Esto permitirá tener una perspectiva más amplia que ayude a identificar mejor los riesgos a los que la organización se expone. Sabiendo los riesgos existentes, será más sencillo enfocar el manual a mitigar las áreas más críticas y a implementar las políticas y procedimientos adecuados.
Marco legal y regulatorio
Tratándose de un manual anticorrupción de ética y cumplimiento, no puede dejarse de lado este último componente. Para poder contribuir al cumplimiento de la organización, no hay mejor que conocer el marco legal y regulatorio, para poder acatarlo y así evitar que el incumplimiento lleve a la organización a una situación de irregularidad que pueda prestarse a otros escenarios ilícitos.
Desarrollo de políticas y procedimientos
En este punto, ya conoces a detalle el marco normativo por el que el manual se guiará, En consecuencia, ahora deberás desarrollar las políticas y procedimientos adecuados para que, tanto los colaboradores de tu organización, como a alta dirección y el Directorio, puedan dirigir sus actividades dentro de los límites de la ley y en cumplimiento de las regulaciones correspondientes. Recuerda incluir los estándares de conducta esperados, así como los procedimientos que se aplicarán para sancionar a quienes incumplan lo establecido, así como el protocolo para reportar irregularidades. Al estar destinadas a toda la organización, es preferible que sean accesibles y comprensibles para cualquiera.
Capacitación y concientización
Para evitar que el manual se quede en letra muerta, una vez que se han establecido las políticas y procedimientos anticorrupción, será necesario capacitar a los colaboradores y concientizarlos sobre la importancia de este documento. Es recomendable que la capacitación se aplique de forma periódica y transversal, para que pueda ser aprovechada por todos los niveles de la organización.
Implementación y comunicación
Tratándose de un documento que puede ayudarle a una organización a librar graves riesgos como acusaciones de corrupción, la implementación de este manual no puede limitarse a un comunicado solamente. Para realizarse de manera efectiva, todas las políticas y procedimientos deberán ser comunicados y aplicados de manera clara y accesible. Esto implica que cualquier colaborador pueda plantear sus dudas, hacer preguntas y reportar posibles infracciones de manera segura.
Monitoreo y mejora continua
Por último, no hay que dejar el manual anticorrupción de ética y cumplimiento en el olvido luego de que se haya publicado y comunicado. Dado que las circunstancias en las que se desarrolla la organización pueden cambiar, además que con el tiempo se puede probar la eficacia y las carencias del manual, lo ideal es que se actualice de manera constante, a fin de que pueda adaptarse posteriormente. Y para conocer en qué aspectos puede mejorar, un monitoreo basado en encuestas e indicadores sería suficiente para identificar las políticas y procedimientos a fortalecer.
Mejores prácticas para asegurar el cumplimiento del manual anticorrupción de ética y cumplimiento
Aunque acabamos de mencionarte algunos pasos para implementar de manera efectiva el manual anticorrupción de ética y cumplimiento, también es necesario hacerlo en consonancia con algunas prácticas que contribuirán a su éxito:
Compromiso de la alta dirección
Sin el respaldo de la alta dirección, sería difícil que la implementación de este manual tuviera éxito. Y es que tiene el potencial para que, en giros como la proveeduría al sector público o la prestación de ciertos servicios, se mitigue el riesgo latente de corrupción. Por ello, los líderes de la organización deben mostrar con el ejemplo su compromiso con la integridad, para impulsar a aquellos colaboradores en las áreas más críticas a adoptar las recomendaciones, políticas y procedimientos establecidos. Además, para sin restarle la importancia merecida, la alta dirección deberá asignar los recursos necesarios para todo el proceso, incluyendo la investigación, el desarrollo y el monitoreo.
Políticas y procedimientos claros
Aunque sería lo ideal involucrar al área jurídica en la elaboración del manual, lo preferible es que su contenido tenga a medida de lo posible el lenguaje más sencillo, para que otros colaboradores no especializados puedan comprenderlo. Para ayudar en este aspecto, utilizar ejemplos prácticos relacionados con las actividades de la organización, principalmente las que presentan mayor riesgo de corrupción, puede tener mejores resultados.
Revisión y actualización periódica
Un manual anticorrupción de ética y cumplimiento no es un documento definitivo, que pueda quedarse sin cambio alguno permanentemente. Para mejorar sus resultados, debe revisarse periódicamente, contrastarse con datos que muestren si han ocurrido cambios o no, evaluarse y estar abiertos a modificarlo por completo de ser necesario. Regularmente solo se tendrá que complementar, de acuerdo con las observaciones que puedan surgir en el proceso de monitoreo y evaluación. Involucrar tanto a la alta dirección como al Directorio en la revisión de los resultados puede permitir que el manual tenga una dinámica de actualización continua, con lo cual se evitará caer en prácticas indebidas que por su novedad no hayan sido contempladas antes.
¿Lo ves? La implementación del manual anticorrupción de ética y cumplimiento no es algo tan difícil como podría pensarse. Pero los beneficios que traerá a tu organización harán poner manos a la obra y comenzar su elaboración valga la pena aún más.
